1. Definities:Organisatie: de organisatie, genaamd BosjOp Events VZW met maatschappelijk zetel te Vredeplein 9, 9300 Aalst.
   
   Evenement: Het Latino Festival. Openluchtfestival die plaats vindt op vrijdag 29, zaterdag 30 en zondag 31 mei 2020 op het Werfplein te Aalst.

   Foodtruck(s): De bedrijven die door middel van een eigen stand of voertuig maaltijden, versnaperingen of hapjes aanbieden.
   
   Eigenaar(s): de personen die verantwoordelijk zijn voor hun foodtruck en/of die aan de slag zijn in hun foodtruck.

Details van het evenement

2. Het Latino Festival is een tweedaags openluchtfestival met focus op Latino en zuiderse muziek en cultuur. De tweedaagse wordt voorafgegaan door een Latino after Work op. Naast liveoptredens zijn er ook dans initiaties en een Latino DJ ter afsluiting.
3. Het vindt plaats op :
   – vrijdag 29 mei van 17u tot 24u
   – zaterdag 30 mei van 18u tot 2u
   – zondag 31 mei van 14u tot 23u

   Het festival vindt plaats op het Werfplein te Aalst. De toegang tot het festival is gratis.

4. De voorgaande editie werd door ongeveer 4000 personen bezocht.

Wat voorziet de organisatie voor de foodtrucks

5. Maximaal 8 foodtrucks worden toegelaten. De organisatie wil de focus blijven leggen op het muzikale. Het is niet de bedoeling om een foodtruck festival te worden.

6. De organisatie ziet erop toe dat er geen foodtrucks zijn met hetzelfde type producten en/of aanbod. Directe concurrentie ter plaatse wordt hiermee uitgesloten. De organisatie zorgt voor een selectie kwalitatieve eetstanden die een meerwaarde bieden aan het festival. De inschrijvingen worden volgens diversiteit van de aangeboden gerechten en volgens de uitstraling van de stand/food truck behandeld.

7. Elektriciteit en wateraansluiting (indien nodig) worden voorzien en zitten in de standprijs inbegrepen. De foodtruck moet via de registratie (zie punt 26) de benodigde aansluitingen doorgeven.

8. Eigenaars en medewerkers van de foodtrucks mogen volledig kosteloos de faciliteiten van het festival gebruiken (bijv. toilet). De organisatie ziet er evenwel op toe dat dit niet misbruikt wordt en kan, indien nodig, ingrijpen.

9. De organisatie vermeld op de affiche en via alle gebruikte marketingmiddelen de aanwezigheid van foodtrucks. Waar mogelijk wordt er vermelding gemaakt van de namen en aangeboden producten. De organisatie geeft echter geen garantie op gedetailleerde vermelding.

Wat verwachten we van de foodtrucks

10. De organisatie verwacht dat de foodtrucks volledig opgesteld en klaar zijn tegen ten laatste op vrijdag om 15u. Opzetten kan vanaf de donderdag vooraf vanaf 16u of op vrijdag tussen 9u en 15u. De organisatie behoudt zich het recht om deze uurregeling zo nodig aan te passen aan bijzondere omstandigheden.

11. De organisatie biedt enkel de ruimte te huur. De deelnemer bouwt zelf zijn stand.

12. Personenwagens, andere dan foodtrucks, kunnen enkel op het terrein voor laden en lossen en mogen niet ter plaatse geparkeerd blijven.

13. De organisatie kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor gebeurlijke ongevallen zowel binnen als buiten het festivalterrein.

14. De organisatie moet de deelnemer niet vrijwaren voor stoornissen in het gebruiksgenot die worden veroorzaakt door derden.

15. De eigenaar verzekerd zich ervan om in regel te zijn met alle bepalingen van de wetgeving op hen van toepassing.
    Hieronder vallen, maar is niet beperkt tot, de arbeidswetgeving, de regelgeving op vlak van voedselveiligheid en de wetten en bepalingen met betrekking tot het uitbaten van een bedrijf of eetgelegenheid. De organisatie heeft het recht elke schade, van gelijk welke aard, ten gevolge van het niet naleven van de wetgeving te verhalen op de eigenaar.

16. De eigenaar verklaart dat zijn installatie en foodtruck de nodige keuringen heeft gehad en zal te allen tijde voor, tijdens en na het festival de keuringsbewijzen kunnen voorleggen. De eigenaar erkent dat zijn foodtruck zal gecontroleerd worden voor de aanvang van het festival. Bij het ontbreken van de keuringsbewijzen zal de foodtruck bevolen worden te sluiten.

17. De eigenaar verklaart dat er minstens een uitbatings-, schade-, en brandverzekering alsook een burgerlijke aansprakelijkheid en objectieve aansprakelijkheid voor brand en ontploffing van toepassing is op zijn/haar foodtruck. Alle schade geleden door een calamiteit veroorzaakt of gestart in een foodtruck zijn ten laste van de eigenaar.

18. De foodtrucks bieden alleen maaltijden aan en geen drank. De organisatie heeft de uitbating van drank aan een derde partij toegewezen waarbij exclusiviteit vereist is. Er mag onder geen enkele voorwaarde drank worden verkocht.

19. De foodtrucks openen en bieden hun producten aan vanaf de start van het evenement tot 1u voor het geplande einde. Praktisch wil dit zeggen: vanaf 17u tot 32u op vrijdag, 18u tot 1 u op zaterdag. En vanaf 14u tot 22u op zondag.

20. De organisatie legt geen prijzen op. De eigenaar is daarom volledig vrij zijn eigen prijzen te hanteren. De organisatie verwacht evenwel marktconforme prijzen.

21. Eigenaars of medewerkers die niet nuchter arriveren (intoxicatie door alcohol, drugs of ander substanties) of op het terrein tekenen van intoxicatie vertonen zullen door de organisatie worden geweigerd en de foodtruck zal gesloten worden of dicht blijven.

22. De eigenaar zal te allen tijde de nodige richtlijnen in acht nemen van de personen die instaan voor de veiligheid.

23. De eigenaar zorgt ervoor dat zijn toegewezen plaats proper blijft tijdens het festival.

24. De standplaats dient volledig schoongemaakt te worden achtergelaten. Geen enkel vuilnis (kartonnen dozen, plastic, etensresten, enz.) mag op de standplaats worden achtergelaten. De deelnemer dient de ondergrond van de standplaats te vrijwaren van mogelijke vetplekken. De standplaats wordt vrij van enige vorm van schade achtergelaten. In geval van vervuiling of schade kunnen tegensprekelijke vaststellingen daaromtrent gebeuren daags na het festival. Als de deelnemer daar niet bij aanwezig wenst te zijn, aanvaardt hij de vaststellingen van de organisatie als bindend.
    Inbreuken die bewezen worden geacht zullen leiden tot een additionele te betalen bedrag gelijk aan de kostprijs van de opruiming. De eigenaar erkent dat hij deze kost zal dragen.

25. De foodtrucks worden verwacht vertrokken te zijn ten laatste de maandag volgend op het evenement tegen ten laatste 12u.

26. Aanvullende wensen en of vereisten moeten met de organisatie besproken worden ten laatste 14 dagen voor het evenement.

Hoe inschrijven 

27. De eigenaar geeft alle benodigde gegevens door via het formulier op de website: http://www.bosjop.eu/foodtrucks2020/

28. De eigenaar bevestigd door zijn inschrijving akkoord te gaan met de regels zoals beschreven in deze overeenkomst via het formulier op de website.

29. Bij inschrijving moet geen waarborg worden betaald, wel het standgeld.

33. De standprijs voor de editie 2019 werd vast gelegd op €400,00 voor het gehele festival.
34. Het deelnamegeld is netto – exclusief BTW. Er worden geen verdere kosten aangerekend voor elektriciteit en water. Evenmin worden er door de organisator bijkomende afdrachten gevraagd naargelang de omzetten.
35. De organisatie vraagt de betaling van het standgeld op voorhand via een factuur die de deelnemer ontvangt na het invullen van het online deelnameformulier (zie punt 27). Deze factuur is ten laatste betaalbaar 30 dagen voor de datum van het event. Bij annulatie van uw deelname na ontvangst van uw factuur zal steeds 50% van het inschrijvingsgeld verschuldigd blijven, tenzij de organisator hiervan afziet via duidelijke communicatie. Bij annulatie binnen een termijn van 14 dagen voor de datum van het event, blijft het volledige factuurbedrag verschuldigd.
36. Het standgeld moet worden over geschreven met volgende gegevens:

    Bosjop Events VZW
    rekeningnummer IBAN BE07 7512 0911 5266
    Bank                         BIC AXABBE22

    U komt enkel in aanmerking voor een standplaats na het volledig invullen van het online inschrijvingsformulier én overschrijving van het verschuldigde bedrag op onze rekening met vermelding van de referentiegegevens op uw factuur.

37. Na het indienen van het formulier (zie punt 26) en het ontvangen van de betaling wordt de eigenaar via email op de hoogte gebracht van zijn definitieve inschrijving.

Algemeen

35. In geval van nood volgt de eigenaar en medewerkers altijd de instructies van de nood- en/of politiediensten.

36. Enkel de volgende personen van de Organisatie zijn bevoegd om wijzigingen door te geven in verband met deze regels:

• David Callebaut
• Michael De Wolf
• Raf Moraleda-Barona

37. De rechten en plichten in deze algemene voorwaarden zijn niet limitatief. De organisatie zal te allen tijde deze algemene voorwaarden kunnen aanvullen of aanpassen aan de situatie indien de orde, de veiligheid, de netheid, de gezondheid of de rust dit vereisen.

38. De deelnemer dient zich te houden aan de voorschriften en richtlijnen van de brandweer, de politie, het stadsbestuur en de organisatie.

39. De brandweer zal mogelijk zelf veiligheidsinspecties uitvoeren en eventueel overgaan tot afkeuring van onveilig materiaal (bijvoorbeeld: gasslangen in slechte staat). De organisatie is niet verantwoordelijk voor afkeuringen van de brandweer.

40. De organisatie kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor schade geleden door deelnemers, derden en bezoekers, door ongevallen of welke schade verwekkend feit in gevolge het gebruik van de elektrische leidingen op het festival, zelfs al heeft de organisatie de toelating gegeven.

41. De organisatie zorgt zelf voor de opdeling van het festivalterrein en de toewijzing van de plaatsen. De aanwijzingen van de organisatie moeten daarbij nauwkeurig opgevolgd worden. De deelnemers mogen ook onderling niet van plaats wisselen. De diepte van de stand wordt beperkt tot 6 meter.

42. Het is de deelnemer uitdrukkelijk verboden zijn standplaats aan derden in gebruik te geven – al dan niet tegen vergoeding – of het gebruiksrecht van zijn standplaats af te staan aan derden.

43. De deelnemer is – wat de naleving van de algemene en bijzondere voorwaarden van dit contract betreft – verantwoordelijk voor alle personen of rechtspersonen waarop hij een beroep doet, hetzij bezoldigd of onbezoldigd, hetzij met of zonder arbeidsovereenkomst.

44. De deelnemer zorgt zelf voor een waterdichte verlichting en brengt zelf een geaarde verlengkabel mee van minstens 25m lengte. Al het elektrische materiaal moet geaard zijn en dient steeds volledig afgerold te zijn. Alle kabels moeten achter de stand lopen. Stroom wordt enkel aangesloten na keuring van de elektrische installatie. De organisatie is niet aansprakelijk voor afkeuring van het elektrische materiaal door de brandweer.

45. De stands moeten elk voorzien zijn van een draagbaar blustoestel met 6kg ABC-poederinhoud en dit binnen handbereik. Bij gebruik van verhitte oliën is de aanwezigheid van een branddeken verplicht.

46. Gebruik van gas wordt enkel toegestaan mits naleving van het plaatselijke politiereglement. Mochten er bij controle gebreken worden vastgesteld, dan loopt u het risico dat uw stand tijdelijk of voor de ganse duur van het evenement zal worden gesloten.

47. Gedurende het festival is er nachtbewaking voorzien. Iedere deelnemer is echter verantwoordelijk voor zijn eigen stand. De organisatie is niet verantwoordelijk voor eventuele diefstallen en beschadigingen, noch voor aangerichte schade van welke aard ook.

48. De deelnemer dient zich te houden aan de gekeurde en toegezegde oppervlakte. Het aantal toegestane meters mag in geen geval overschreden worden. Het plaatsen van de koopwaar buiten de standruimte is te allen tijde verboden. Overtreding hierop kan leiden tot sluiting van de verkoopstand zonder enige terugbetaling.

49. Gebruik van geluidsinstallaties is niet toegelaten. De organisatie voorziet het terrein zelf van muziekinstallaties.

50. Elke handelswijze strijdig met onderhavige algemene voorwaarden, de bestaande politiereglementen, de individuele overeenkomst en alle gedragingen welke de orde, rust en de veiligheid op het terrein verstoren, kan de uitsluiting en verwijdering van de deelnemer tot gevolg hebben.

51. Wanneer de deelnemer en/of zijn medewerkers weigeren gevolg te geven aan het bevel van de organisatie, dan kan deze een beroep doen op de openbare macht om hen van het terrein te verdrijven. De eventuele kosten die daar mee gepaard gaan vallen ten laste van de deelnemer.

52. Er zal door de organisatie aan de deelnemer geen terugbetaling van reeds betaalde bedragen verschuldigd zijn indien de organisatie één of meerdere standplaatsen of het ganse festivalterrein dient te laten ontruimen ingevolge overmacht, bevel van de overheid of een oorzaak buiten zijn wil, terwijl de deelnemer zijn verplichtingen tot dan moet nakomen.

53. Elke deelnemer is verantwoordelijk voor de schade die hijzelf of diegenen die hem vergezellen veroorzaken. Iedere deelnemer is verplicht zijn burgerlijke aansprakelijkheid en deze van zijn medewerkers in de ruimste zin, te verzekeren tegen eventuele ongevallen door brand, elektrocutie, vernieling of ander schade verwekkend feit.

54. De polis moet voorzien in een afstand van verhaal tegenover de organisatie.

55. De deelnemer mag de te zijner beschikking gestelde standplaats niet in gebruik nemen voor hij voldoende verzekerd is. Elk schadegeval moet onmiddellijk ter plaatse aan de organisatie gemeld worden.

56. De organisatie kan in geen geval verantwoordelijk worden gesteld worden voor diefstal en/of schade aan de stands, de inhoud van de stands, installaties, wagens en alle voorwerpen die zich op het terrein bevinden, welke ook de oorzaak van deze schade zij.

57. Huisdieren op de stand zijn niet toegelaten!

58. Enkel de rechtbanken van het gerechtelijke arrondissement van de maatschappelijke zetel van BosjOp Events VZW zijn bevoegd voor elke betwisting die voortvloeit uit dit contract.

59. De organisatie gebruikt de gegevens alleen voor doeleinden van veiligheid en bereikbaarheid in het kader van het evenement. In geen geval worden deze gegevens aan derden door gegeven of verkocht.